Arbejdsgruppen på facebook

GODE RÅD OM AT SØGE PENGE

FLERE GODE RÅD OM AT SØGE PENGE

I dette indlæg har Vibe & Tone sammenfattet de tips og tricks som de benytter når vi arbejder med funding. “Uden funding er vi faktisk i tvivl om hvorvidt vi nogensinde egentlig ville have nået at lave så mange fede events i så mange forskellige konstellationer med så mange spændende mennesker. Så vi synes det er værd at sætte sig ind i funding og blive dygtigt til det. Vi håber at dette blogindlæg kan hjælpe jer med dette.”

Læs om de 9 trin

GODE RÅD OM AT KOMMUNIKERE

Se eller gense Rune Birkvads oplæg til det 2. Utterslev mose webinar

DREJEBOG

I dette dokument har vi samlet erfaringerne for planlægning og afholdelse af Mosetræffet med henblik på at give dette videre til frivillige som gerne vil stå for opgaven. Mosen er i fokus her – men i princippet er mange af rådene generelle, og kan bruges i alle event-planlægninger.

Vi står altid klar til at uddybe denne drejebog og til sparring for et konkret Mosetræf. Vi kan kontaktes på:

Jens Christian Elle:  ZN6E@kk.dk mobil 40 27 10 49

Tanja Møller Jensen: ZM9U@kk.dk og mobil 40 21 30 76

Og HUSK – der er ingen der siger, at I skal gøre præcis som vi ”plejer” – måske finder I en måde som er langt smartere at håndtere opgaverne på. Så se denne drejebog som inspiration alene.

God fornøjelse!

OVERORDNET

Planlægningen af Mosetræffet starter omkring et halvt år før afholdelsen. Når datoen er fundet i dialog med de primære samarbejdspartnere meldes denne ud til alle involverede samt den brede offentlighed. Særligt omkring arrangementstilladelser skal du være opmærksom på, at overholde tidsfristerne med ansøgning minimum en måned før, og lægger dit arrangement lige efter sommerferien, så skal du regne med at du skal søge i maj måned, så du kan opnå tilladelserne i juni, altså inden medarbejderne går på sommerferie.

Det er godt at være mange om at løse opgaven, men sørg for at der skal være én eller max to personer som har det store overblik. Delopgaver som eks kommunikation, arrangementstilladelser osv kan med fordel uddelegeres til mindre arbejdsgrupper – men altid med tilbagemelding til den/de person(er), som sidder med det store overblik.

Alle kan være eventmagere! Man behøver ikke være professionel. Men det giver rigtige mange gode erfaringer, som kan bruges i andre sammenhænge. Det vigtigste er, at det er sjovt og lærerigt – og så selvfølgelig at du kommer i mål med de opgaver, som du har lovet dine medarrangører at stå for.

Hvis vi skal pege på en opdeling/uddelegering af opgaver i mindre grupper, vil det være følgende:

  • En programgruppe (de konkrete aktiviteter)
  • En kommunikationsgruppe
  • En praktisk gruppe (al detajlplanlægning for gennemførelse)
  • En overordnet gruppe (tids- og økonomistyring)

I praksis kan der sagtens være personoverlab mellem de enkelte grupper, også fordi de hver har deres særlige arbejdsperioder.

Alle undergrupper bør udpege én person, som har den løbende kontakt til den overordnede gruppe.

FORSLAG TIL ARBEJDSGRUPPER

Gruppe 1: Tovholderne

Indhold:

  • Find datoen
  • Tidsstyring
  • Økonomistyring
  • Tilladelser fra kommune og politi
  • Fokus på helheden – har vi husket det hele? / Samler trådene fra undergrupper

Gruppe 2: programgruppe – indhold til aktiviteter

Indhold:

  • Kontakt til tidligere aktører
  • Høste ideer via sociale medier
  • Dialog med lokale aktører om mulige aktiviteter
  • Tjek evaluering af sidste års mosetræf
  • Opmærksomhed på balance mellem målgrupper og aktiviteter
  • Opmærkspomhed på om nogle aktiviteter kræver særlige tilladelser
  • Indgå aftaler med aktørerne
  • Lav et program

Gruppe 3: kommunikation

Indhold:

  • Find/skab visuel identitet for årets mosetræf (skal bruges i forskellige formater)
  • Kommunikationskanaler: hvordan når vi målgruppen inden for budgettet
  • Pressestrategi – hvor og hvornår skal forskellige medier i spil (aviser, bannere, sociale medier, flyers mv)
  • Lave en pr-pakke til alle der deltager med en aktivitet, de kan sprede i deres netværk
  • Video/foto dokumentation fra mosetræffet.

Gruppe 4: Praktisk gruppe

Indhold:

  • Sørger for planlægning og udførelse af det praktiske.
    • Hvad er der brug for af udstyr (telte, borde, stole, generator, skilte, snor, affaldsspande etc)
    • Kørsel.
    • Forplejning til alle de frivillige:
    • Praktiske grise på dagen (optagning og nedtagning)
    • Telefonlister over aktører på dagen

Tidsplan

Proces 0: Evaluering og fejring af overstået mosetræf

  • Alle involverede evaluerer årets mosetræf kort efter arrangementet
  • Opdatering af drejebog
  • Vi holder en lille fest
  • Finde næste års dato
  • Vi laver en aftaler om hvornår vi går i gang igen og hvem der tager initiativet

Proces 1: Overordnet tidsplan (et halvt år før)

  • Udarbejdelse af tidsplan med milepæle ift. program, ansøgninger, tilladelser, kommunikation
  • Nedsættelse af grupper – mobilisering til grupper

Proces 2: Planlægning af aktiviteter (et halvt år før vent)

  • Åbent call for ideer?
  • Hvem skal hyres ind og hvad koster det?
  • Samarbejde med tovholderne – hvordan ser økonomien ud og skal der fundraises? Lægger aktiviteterne indenfor hvad man må i en fredet park? Skal der betales honorarer skal der indgås skriftlige aftaler
  • Beslut om I ønsker et cirkustelt eller ej: fordelene er, at det er et godt blikfang, de sørger selv for opsætning og nedtagning, og så er det certificeret, i modsætning til egne telte. I tilfælde af regnvejr (det sker aldrig) er det godt med et stort telt. Til gengæld skal man afsætte cirka 9.000 kr. ud af det samlede aktivitetsbudget.

Proces 3: Fundraising (kan være tidskrævende!)

Alt efter hvor stort et arrangement der lægges op til, skal der evt findes midler i puljer og fonde. Hvis det er tilfældet, kan det have stor betydning for hvornår eventen kan afholdes, de fleste puljer støtter kun projekter som ikke er afholdt.

  • Bispebjerg og Brønshøj Husum lokaludvalg har tidligere brugt 60.000 kr. på afvikling af Mosetræf – kan pengene søges i deres bydelspuljer? (OBS i 2021 har de to lokaludvalg allerede afsat pengene, de skal således IKKE søges i år 2021). Husk at tjekke deres respektive deadlines
  • Brug erfaringerne fra fundraising modulet 19. april 2021

Proces 4: kommunikation opstart (samtidig med proces 2?)

Gruppen kan med fordel opstartes samtidig med planlægning af aktiviteter og fundraising. I princippet er kommunikation en ongoing opgave frem til afholdelsen

  • Nedsættelse af kommunikationsgruppe?
  • Søger vi folk som vil være med til planlægning, praktiske opgaver? I så fald behøver indholdet ikke være på plads, kom bare i gang så hurtigt som muligt
  • Visuelt koncept– skal der være en bestemt stil for Mosetræffet? Skal det ligne noget fra de tidligere år, eller helt ny stil? Hvilke medier skal vi kommunikere på og hvad magter vi? Skal det henvende sig til en bestemt målgruppe? Husk at konceptet skal kunne anvendes på forskellige medier. Træk på erfaringerne fra kursus om kommunikation.

Proces 5: Arrangementstilladelser: ( 2 måneder før afholdelse)

Brug erfaringerne fra kurset om arrangementstilladelser

  • Sørg for at programgruppen får meldt ind til jer præcis hvad de forskellige aktiviteter kræver: sætter de bålfade op, bruger de telte? Kræver deres aktiviteter en godkendelse fra kommunen – vær opmærksom på at i en fredet park er der begrænsninger (sejlads, badning, klatring i træer mm)
  • Vær opmærksom på at der skal søges tilladelse hos bylivskontoret til arrangementstilladelser senest 1 måned før arrangementet (og husk at medarbejderne også holder sommerferie) Link til erhversportalen
  • For telte over 50 m2, og pladser som er over 1.000 m2 skal der også søges i kontoret for byggetilladelser i kommunen. Bemærk at de to kontorer ikke kører med samme skemaer, og byggetilladelser er afhængige af, at bylivskontoret har givet tilladelse. Derfor har du en opgave som arrangør at sikre dig at der er 1 måned til hvert kontor, og at du kan videresende tilladelsen fra det ene kontor til næste kontor ( er du på sommerferie og ikke sidder ved tasterne, kan dit arrangement strande ved det, så husk at indtaste flere kontaktpersoner) tanja tjekker
  • Allerede når I søger arrangementstilladelser, skal der være styr på aktiviteterne, så I kan tegne pladserne op – hvordan er adgang for brandkøretøjer? Hvor står teltene, borde, stole, bålfade mm?
  • Du skal også søge politiet om tilladelse (hvilket er enkelt og typisk en formalitet)
  • Husk at have alle tilladelser printet ud og medbragt til Mosetræffet, hvis politiet kommer forbi for at tjekke

Proces 6: kommunikation del 2 (1-2 måneder før afholdelse)

  • Få lavet aftaler med Brønshøj-Husum Avis og Nørrebro Nordvestbladet – skriv eventuelt en pressemeddelelse. Vær opmærksom på, at det er langt svære at trænge igennem i Nørrebro Nordvestbladet, hvor der er mange nyheder som kæmper om opmærksomheden
  • I Bispebjerg kan I også gøre brug af Bydelsavisen, som lokaludvalget betaler og administrerer. Den udkommer som indstik i lokalavisen 1 gang om måneden cirka
  • Sociale medier? Bannere? Plakater? Videoer? Instagram? Jens christian udfolder
  • Tag også stilling til, om I vil hyre en fotograf på dagen som kan tage billeder/video som uploades løbende og kan bruges til næste års arrangement?
  • Aftal sammen med den praktiske gruppe, hvad der er brug for på selve event-dagen af materialer: der skal sikkert printes en masse programmer som kan hænges op, skilte som guider folk fra den ene arrangementsplads til den næste, og skilte som viser, hvordan man sorterer sit affald m.v.
  • Alt som kræver finansiering skal afklares med programgruppen, som styrer økonomien.

Proces 7: det praktiske (1-2 måneder før event)

  • Kaos-koordinator: Udpeg 1-2 personer som på dagen kun har én opgave: at få praktikken til at fungere. Det vil sige den/de person man ringer til, når kaffevognen ikke kan finde ud af hvor han skal stå, når de frivilliges telt er gået i stykker, og hvad gør de så? Når dem der skulle stå for underholdningen, ikke er dukket op? Når en gruppe frivillige ikke har fået deres frokostsandwich osv.
  • Telefonliste: alle som er med på dagen skal have telefonnumre, til de 1-2 kaos-koordinatorer, som styrer alt det praktiske på dagen, så de kan ringe når der er noget som ikke fungerer. Herudover sørg for, at alle pladser (streyf, teltpladsen, højmosen eller hvordan det nu fordeles) hver har én pladsansvarlig, som har det store overblik.)
  • Udstyrslister: Nedsæt en gruppe som planlægger alt det praktiske i tæt samarbejde med programgruppen (hver aktivitet skal melde ind hvad de har brug for at telte, borde, stole, medhjælpere mm) ud fra dette laves der lister med hvad der er brug for – kan det hele skaffes fra Energicenter Voldparken? Kan nogle af de andre frivillige hjælpe hinanden?
  • Frokost: gå i gang i god tid med planlægningen. Spørg alle aktiviteter, hvor mange medhjælpere de har på dagen, og bed dem melde om de skal have vegetar/ikke vegetar frokost. Find nogen som kan levere frokosten – gerne med uddeling til hver af de 4 pladser, som mosetræffet foregår på, hvis ikke. Så er det den praktiske gruppe at finde en frivillig til opgaven. Det tager tid. En god frokost er vigtig, når de frivillige er aktive hele dagen, men hav også øje for prisen, i sidste ende er det det samlede mosetræfs-budget som skal betale for det.
  • Drikkevarer: Mosehuset, Streyf og Højmosen har hver især adgang til et køkken og kan lave kaffe og saftevand. Det kan være en god idé fra morgenstunden at køre en tur rundt til disse steder og aflevere nogle poser kaffe og saftevand til den pladsansvarlige, så de løbende kan holde sig kørende med drikkevarer. For teltpladsen er man afhængige af, at der hentes saft og kaffe fra Streyf. Herudover har vi en del år lavet en aftale med en organiseret kaffevogn, som mod betaling sørger for at teltpladsens frivillige har adgang til kaffe. Kaffevognen tjener derudover på at sælge kaffe til eventens deltagere.
  • Aftaler på forhånd og indkøb: lav aftaler med især Energicenter Voldparken om lån af borde, stole, pavilloner, kaffekander, store affaldsspande til teltpladsen. Tænk også i hvad der skal indkøbes: engangskrus, mælk, te og kaffe og store affaldsposer. Hvis der serveres morgenbrød, så skal der også købes ind til det. lav også aftaler om hvordan I får transporteret tingene til Mosetræf og tilbage igen – måske lejer I en ladvogn? Måske aftaler I med Bring eller 3#34? aftal også med kommunikationsgruppen hvad I har brug for af skilte til selve arrangementet, der er sikkert brug for vejvisningsskilte fra en plads til den næste, og vejledninger i hvordan man sorterer sit affald på pladsen
  • Praktiske grise på dagen: undervurder endelig ikke denne opgave, der er brug for mange hænder!
    • Forberedelser: cirka 3 timer før start bør 2-3 personer mødes på Energicenter Voldparken og gøre klar. Her kan man formentlig låne kaffemaskine og store kander, og brygge en masse kaffe. Borde, stole, pavilloner, affaldsbeholdere skal pakkes på ladvognen.
    • Telt og pladsindretning: er der hyret et professionelt cirkustelt, så kommer de og sætter op. Ellers skal I alliere jer med en lille håndfuld mennesker som dukker op på teltpladsen cirka 2 timer før start og sætter telt op, sætter borde og stole op, som aftalt med aktiviteterne. Regn med at de som står i boderne først dukker op kort tid før de starter, så det er en god idé at I har gjort det nemt for dem med stole og borde.
    • Udbringning: ladvognen skal også sørge for at køre rundt til de andre pladser (Streyf, højmosen osv) og læsse af, hvad I har lovet af udstyr dertil
    • Oprydning: når Mosetræffet er overstået skal telt slåes ned, borde, stole og al udstyr samles og pakkes i ladvognen. Det går som regel hurtigere at pakke sammen end at sætte op
    • Sætte tingene på plads: tilbage i Energicenter Voldparken skal det medbragte affald fra eventen sorteres i rigtige fraktioner, kaffekander tømmes og stilles på plads mm.

Proces 8: lige før afholdelse

  • Få hængt bannere op rundt omkring i mosen
  • Send mails ud til alle deltagere eks dagen før eventen med alle praktiske oplysninger? Hvem skal man kontakte hvis noget brænder på? Oplysninger om hvor man skal stå. Hvordan får man sin frokost, skal man selv hente eller bringes det ud?
  • Sæt nogle skilte op i rabatten ved Teltpladsen der fortæller at bilerne ikke må holde med deres hjul i rabatten. Det er ærgeligt for de frivillige at få et bøde af kommunens pvagter, som altid kommer forbi.

Proces 9: afholdelse

Det er her al forberedelsen står sin prøve

Proces 10: opfølgning efter event

  • Sig tak til alle deltagerene – og bed gerne om evaluering, er der noget vi skal gøre bedre næste gang?
  • Del billeder
  • Løft sløret for næste års dato og spørg hvem der vil være med (proces 0)

Økonomi

Økonomien kan selvfølgelig være anderledes, hvis der fundraises til yderligere aktiviteter. Men som udgangspunkt har de to lokaludvalg hver givet 30.000 kr. om året til afholdelse af Mosetræf. Fremover skal midlerne sikkert søges i bydelspuljerne, så her er skal I huske ansøgningsfristerne d. 1. feb, 1. maj og bruge ansøgningsskemaerne på lokaludvalgenes hjemmesider.

Husk at lokaludvalgenes udgifter ikke medregner moms. Arrangementet bliver der 25% dyrere, hvilket der skal tages højde når der ansøges.

Lav en aftale helt fra start, om hvem der styrer økonomien. Udarbejd evt. nogle standard kontrakter, som I bruger til alle de folk, I hyrer ind.

Nedenfor kan I se, hvordan økonomien plejer at se ud. Hav for øje, at de fleste foreninger stiller gratis, og måske kun har brug for et par hundrede kroner til indkøb af materialer. Underholdning, og professionelle aktører skal selvfølgelig have honorar, og der må der forhandles med den enkelte aktør.

Vigtige kontakter til Mosetræffet: